Cómo redactar un correo electrónico con profesionalismo

Nora Torres/El Universal
Lunes 21 de abril de 2008

Los correos electrónicos que envíes a tu lista de contactos deben ser concretos, fáciles de entender, con excelente ortografía y personalizados para cada destinatario. Tener especial cuidado en estos mensajes te ayudará a proyectar profesionalismo y contribuir con la imagen empresarial.

Al llegar a la oficina, lo primero que hacemos es revisar nuestro e-mail. Además, a lo largo del día estamos pendientes de los mensajes recibidos en la bandeja de entrada; contestamos algunos y dejamos otros para después, cuando podamos responderlos con detenimiento. De hecho, actualmente la mayoría de las conversaciones corporativas son a través del correo electrónico.

Esta herramienta digital permite concertar citas, intercambiar información relevante, enviar documentos y presentaciones, darle seguimiento a asuntos pendientes y contactar a personas de interés, entre muchas otras funciones. Por lo tanto, con el paso del tiempo se ha convertido en uno de los principales medios de comunicación laboral.

Y, como cualquier otra vía informativa, requiere ciertas normas que contribuyan con la efectividad de los mensajes. A continuación, te presentamos las más destacadas:

1. Asunto. En el “subject”, indica el asunto específico. Por ejemplo, “Junta de Diseño”, “Falta Material”, “Cotizaciones Pendientes”, etcétera. Muchas personas deciden qué mensajes leer con base en la línea del asunto.

2. Saludo. Cada que comiences un nuevo asunto o mensaje, escribe un saludo cordial. Si intercambias varias veces el mismo e-mail con la misma persona, no es necesario que saludes nuevamente en cada respuesta.

3. Sé conciso. Debido al brillo y reflejo de la pantalla, cuesta más trabajo leer un e-mail que un documento impreso. Por lo tanto, no hagas el mensaje más largo de lo necesario porque puede volverse tedioso y complicado de entender.

Crea párrafos sencillos, de uno o dos renglones como máximo; procura separarlos con una línea intermedia para hacer más dinámica la lectura. Asimismo, incluye y explica tus ideas en cada uno de éstos.

4. Aclara los pendientes. Lo ideal es que respondas todas las preguntas que vienen en el mensaje y, a la vez, te adelantes a las interrogantes que pudieran surgir. Si alguien te pregunta sobre las formas de pago que acepta tu compañía, también puedes incluir los métodos de envío y los tiempos de entrega, por ejemplo.

5. Ortografía, elemento indispensable. Las reglas gramaticales y de puntuación no pueden faltar. Los correos son igual de importantes que un memorandum o una carta en papel.

Recuerda que no debes escribir todo tu mensaje con mayúsculas sostenidas porque en el lenguaje de Internet significa gritar.

6. Evita elementos decorativos. Además de restarle seriedad y formalidad al contenido, incrementan la cantidad de bytes del archivo, lo que puede ser un problema para personas con conexiones a Internet lentas y, por ende, con poca capacidad de almacenamiento.

7. El mismo mensaje. Cuando intercambies el mismo mensaje, a manera de conversación, recuerda incluir los e-mails previos. Esto facilita a los involucrados seguir el ritmo de la charla o aclarar dudas que puedan existir.

8. Spam. A tus contactos laborales nunca envíes cadenas de correos conocidos como spam. Además de ser molestos, pueden infectar la computadora de los destinatarios. Especialistas en la materia estiman que, para finales de 2007, el 90% de todos los correos a nivel mundial serán spam. Entonces, no te conviertas en parte del problema.

9. Gráficos. Si mandarás archivos que contienen gráficos, lo mejor es que lo hagas en formato JPG o TIF debido a que casi cualquier computadora puede visualizarlos correctamente. En caso que sea una terminación distinta, antes consulta con el destinatario y pregunta si tiene la aplicación necesaria.

10. Firma. Asegúrate de incluir tu firma con todos los datos (nombre de la compañía, puesto, teléfono, celular, página web, dirección, etcétera) para que el receptor pueda localizarte sin problema.

11. Antes de enviar. Procura leer nuevamente el mensaje antes de mandarlo; por las prisas, pueden irse errores o imprecisiones que dificultan la comunicación.

TIPS

• Si estás inscrito a un boletín electrónico o newsletter, es recomendable que crees carpetas para clasificar y ordenar estos mensajes.

• En caso de dejar un mensaje para responderlo luego, márcalo para diferenciarlo de los demás. Puedes hacerlo con la opción de banderas o como “no leído”.

• Asegúrate de crear un fólder con el nombre “útil” o “importante” para destacar los mensajes que sean más relevantes.

La primera vez

Al escribirle por primera vez a alguien que no conoces es recomendable seguir el siguiente orden:

1. Preséntate brevemente, incluyendo tu nombre, puesto y empresa.

2. Explica cómo conseguiste sus referencias.

3. Sé breve porque no sabes cuánto tiempo dedicará para leer tu e-mail.

4. Entre 15 y 20 líneas son suficiente.

5. No olvides la firma.